学生出国（境）交流（含学期/学年交流、参加学术会议、参加短期交流项目、联合培养、访学交流、社会实践等，含线上的交流项目和参会），务必提前至少2个月在学校“i厦大”信息门户系统的“学生出国（境）申请”模块办理出国（境）手续（见下图）。
手续办理步骤：
一、填写《因公出访事前公示表》、《出国（境）安全防范承诺书》，发送录取通知书（邀请函）给外事秘书。
提前至少2个月与学院外事秘书联系，在自行查询航班、规划行程后，填写事前公示表和安全防范承诺书（模板请见附件）。
《因公出访事前公示表》：单位具体到厦门大学哪个学院（经院or WISE or邹院），职务职称填自己是本科/硕士/博士生，路线含往、返路线（需具体到城市，包含所有中转城市），起止日期指的是从厦门（或境内其他城市）出发出国（境）的日期，和交流结束最后回到厦门（或你的境内目的地）的日期，日程安排需分至少三行填写，即去程、中间行程、返程，时间指的都是当地时间。出访起止日期需要与邀请函（录取信）所述的起止日期一致，或者前后多出1-2天（在途时间，其中往返美国的在途时间应在4天之内；也即最早在邀请函起始日期前一天到达当地，在邀请函结束日期后一天就应启程返回）。
注意跨境段尽量不选择乘坐境外航空公司航班（跨境段指的是境内城市与境外城市之间；以实际承运航司为准；如实需乘坐境外航司航班，请告知外事秘书）。
如在中转城市因航班衔接需住宿，需表明在该城市“过夜住宿”，如不表明，将在后续无法补报、无法报销相应费用。
A.公示表需将word电子版发回给外事秘书，同时将交流项目的录取信（邀请函）发给外事秘书。
B.《出国（境）安全防范承诺书》：请仔细阅读后，交纸质版给外事秘书，或者发给外事秘书手签后的扫描版（或放上你的电子签名），责任人/负责人签字和所在单位盖章由外事秘书来完成。
C. 之后外事秘书会将审核盖章后的两份文件的盖章扫描版发回给学生，便于学生上传至系统。
不建议在第三国入境停留。不建议在出国（境）手续获批及签证/签注成功办理前购买机票。
【关于邀请函】
办理出国（境）手续需正式的邀请函（PDF文件），除交流项目接收院校签发的录取通知书外，一般邀请函（尤其是出国出境参加学术会议的邀请函）要求是：
1) 写明邀请到访的起止日期（具体到年、月、日）
2) 有邀请单位logo、地址、联系方式、网址等信息（也即使用邀请方的公函纸）
3) 有邀请人印刷体姓名、单位、职称/职务、签名、联系方式等
4) 有被邀请人印刷体姓名、单位、职称/职务、联系方式等
5) 邀请到访的活动内容（也即出访目的）需尽量详实（如参加什么学术会议报告什么论文、邀请合作研究的议题方向等）
6) 有经费支出来源（费用承担方）
请同学们尽早联系邀请方出具正式的邀请函。
二、在信息门户系统模块申请。填写申请时，出行起止日期、路线、是否在中转城市住宿、费用来源等信息都要和公示表上的一致，证件一般情况下均为因私证件。填写过程中，不明白之处欢迎随时咨询外事秘书。
三、关注申请进展，审批完成后方可出行。
【特别注意！】提交申请后，学生本人应关注审批进展，超过2个工作日无进一步动态的，要告知相应审批老师（如导师/辅导员/教学秘书）或外事秘书，外事秘书会协助去提醒相关领导老师审批。务必要在出国（境）前完成手续，手续未完成不允许出国（境）。
学生要关注学校各部门老师的批示意见，在办理保留学籍、购买保险、遵守纪律、是否退宿等方面严格按学校批示意见执行。学生需自行办理好出国（境）相关的证件及签证/签注等。
【特别注意！】审批手续走完后，不得无故提前出发或推迟回国（境），不得无故变更往返路线（含中转城市），是否在中转城市住宿也要按原申请来，不得在没有申请乘坐境外航司航班的情况下擅自乘坐外航出入境，应一次性在目的地完成出访交流任务、不得多次出入境。
实需变更出访起止日期、变更路线、变为需乘坐外航、中转变为因航班衔接原因需住宿的，请提前至少1个月联系外事秘书，报学校审批，获得相关部门审批同意后方可进行变更和实际出行，否则无法事后补报、无法报销相应费用、影响学籍管理状态。如你在走完审批手续后，实因客观原因需更改出访日期，也请同时告知你的教学秘书，以方便学籍异动的相关处理。
四、出国（境）后要在系统填写实际出行日期。
五、交流结束返回后，要在一周内及时填写实际返回日期，并：
1. 填写《因公出访事后公示表》和《因公出国/赴台港澳回访记录表》，word电子版发给学院外事秘书；同时，回访记录表请打印一份，“回访人签字（所在单位公章）”请找你的辅导员签字，再请N115饶老师（经济学院）或N107鲍老师（亚南院）或A406余老师（邹院）盖章后，交给N108外事秘书叶老师。
2. 上传出入境章页、成绩单（结业证）、交流心得等材料（如下图），并将在外交流期间的照片合影等选几张，配简单文字说明（时间地点人物事件），压缩后发给外事秘书（照片可能用于学院对外交流的后期宣传，请同学们理解哦）。
3. 可以报销经费的同学，请本人自行双面打印自己原来的申请单（选择：出国（境）申请审批表单+处理意见，竖版打印时比例建议调整为70%才能显示完整），在出访事后公示表公示5个工作日完毕后，到N108找学院外事秘书签字盖章，用于报销。
以上提到的表格在信息门户系统“学生出国（境）申请”模块的首页“办事指南”处（第一张截图的那个页面的右下角）均有。
部分表格下载链接如下：
因公出访事前公示表：因公出访事前公示表-厦门大学国际合作与交流处 (xmu.edu.cn)
出国（境）安全防范承诺书：出国（境）安全防范承诺书（取代原登记备案人员和非登记备案人员出境保密提醒和保密承诺书）-厦门大学国际合作与交流处 (xmu.edu.cn)
因公出访事后公示表：因公出访事后公示表-厦门大学国际合作与交流处 (xmu.edu.cn)
因公赴台港澳回访记录表：https://i.xmu.edu.cn/EIP/nonlogin/onewebsitehande/toPersonalCenterPage.htm?activePersonalHomeTab=false
因公出国回访记录表：https://i.xmu.edu.cn/EIP/nonlogin/onewebsitehande/toPersonalCenterPage.htm?activePersonalHomeTab=false
未能在行前及时完成手续，会对后期交流资助申请、费用报销等产生影响，请同学们重视。有些步骤在实际办理过程中可能稍有差异，请同学们耐心配合外事秘书办理手续，谢谢你的理解！
学院外事秘书：
叶老师，经济楼N108，电话2188655，邮箱gxye@xmu.edu.cn，QQ2315893448
张老师，经济楼N109，电话2187878，邮箱zhanghong@xmu.edu.cn
【重要】请大家出国（境）前加入QQ群（经济学科国（境）外交流学生群，群号797484136），以便外事秘书能及时联系上大家，完成国（境）外交流后，请大家退群 ~ 也请在出行前办理手续时，到学院N108办公室找叶老师或抽空给叶老师打个电话，进行安全注意事项提醒，谢谢 ~
（更新时间：2026年3月27日）
