学生出国（境）交流（含学期/学年交流、参加学术会议、参加短期交流项目、联合培养、访学交流、社会实践等，含线上的交流项目和参会），需严格按照流程指南完成手续办理。如未能及时报批/按时走完审批流程，将影响经费报销/资助申请等相关事宜，请务必重视！办理手续前，请加入答疑交流群（见文末）。以下为详细流程指南：

一、出国（境）前（提前至少2个月,如遇寒暑假，需延长1-2周）

(一)准备事前材料

请同学们尽早查询航班、规划行程，并按要求准备以下材料：

1.*《邀请函/录取通知书.pdf》

（1）参加交流项目需提交接受院校签发的录取通知书；

（2）受邀交流、访问、参会需提交邀请方出具的正式邀请函；

a.邀请函应为正式文件（PDF格式），邮件邀请无效；

b.写明邀请到访的起止日期（具体到年、月、日）；

c.包含邀请单位logo、地址、联系方式、网址等信息（也即使用邀请方的公函纸）；

d.包含邀请人印刷体姓名、单位、职称/职务、签名、联系方式等；

e.有被邀请人印刷体姓名、单位、职称/职务、联系方式等；

f.邀请到访的活动内容（也即出访目的）需尽量详实（如参加什么学术会议报告什么论文、邀请合作研究的议题方向等）；

g.写明交通、食宿及其他费用的支出来源（费用承担方）。

2.*《事前公示表+安全承诺书.docx》（见附件1）

（1）计划出访路线：需具体到城市（如：伦敦√，英国×），应包含往、返路线，如有中转/因航班衔接需过夜住宿等情况，应在城市名后括号标注，如：北京-曼切斯特（过夜住宿）-利兹-伦敦（中转）-北京，如因个人疏漏未详细注明，将无法报销相关费用。

（2）出访日期、抵达国（境）内日期：出访起止日期指的是从境内城市出发离境的日期与从海外返回境内城市的日期，原则上应与邀请函/录取通知书所述日期完全一致，至多可在邀请函起始日期前1天抵达目的地，在邀请函结束日期后1天启程返回。

（3）日程安排：需至少分三段式填写，包含：去程（从境内城市出发并抵达出访城市）、中间行程（出访行程安排，如有任何涉及城市层面的地点变动，需加行填写）、返程（从出访城市返回境内），日期均填写当地时间。

（4）如有出访日期、出访路线、出访日程完全一致的同行者，可加行填写至一份表格中，否则，《事前公示表》需保持在1页内。

3.*计划乘坐的航班截图

因涉及多轮审批流程，请提前规划好出访日期、出访路线、计划乘坐航班，所提交的计划购买航班截图需包含完整的航班信息（出发及到达日期、出发地、目的地、承运航司等）。

！！！注意：出境中国或入境中国需乘坐境内航司承运的航班，如实需乘坐境外航司承运的航班，请联系外事秘书（备注：在外国城市间转机可乘坐外航，无需额外报批申请）；不建议在第三国入境停留；不建议在出国（境）手续获批及签证/签注成功办理前购买机票。

4.资助公示名单（仅受我校访学计划资助学生提供）

(二)提交审核用印

请将 ①PDF版邀请函/录取通知书 ②WORD版《事前公示表+安全承诺书》 ③计划购买的航班截图 ④资助公示名单（如有）按顺序添加至附件，并发送至jyguan@xmu.edu.cn，邮件命名为：【事前材料】xx学院-姓名-出访国家（地区）-出访起止日期，如：【事前材料】经济学院-张三-英国-260701-260714。

外事秘书审核后会在1-5个工作日内将修改意见（如有）/（修改后的）盖章版扫描件通过邮件返还，请同学们及时关注邮箱信息，查收修改意见/盖章版扫描件。

(三)上传系统审批

收到以上文件盖章版扫描件后，请及时登录厦大信息门户（https://i.xmu.edu.cn/DTMP/），于【学生出国（境）申请】模块选择对应的办理入口进行办理。

1.学生因公出国申请：适用于出国交流、访问、参会等

2.学生因公赴港澳申请：适用于赴港澳交流、访问、参会等

3.学生因公赴台申请：适用于赴台交流、访问、参会等

4.学生线上涉外交流申请：适用于线上交流、参会等

！！！注意：【派出单位】【往返旅费来源】【境外费用来源】请提前与项目经办老师确认。

(四)跟进审批进度

请及时关注审批进展并留意各位老师的审批意见，在办理保留学籍、是否退宿、遵守纪律等方面请严格按照学校批示意见执行，学生需自行办理好出国（境）相关的证件及签证/签注等。

发起审批后如2个工作日无审批进展，请及时联系相应节点审批老师审核（可通过平台催办），审批节点流转至【外事秘书审核】时，请与外事秘书联系，完成安全事项提醒后方可通过该节点，请务必确保出行前所有流程已完成，否则将影响后期报销等事宜！

报批后须严格按照已审批信息执行。不得无故提前出发或推迟回国（境）；不得无故变更往返路线（含中转城市）；不得擅自乘坐外航出入境；应一次性在目的地完成出访交流任务、不得多次出入境。

如确有特殊原因（如航班取消、活动日程有变等）需变更出访起止日期、变更出访路线、需乘坐外航、中转变为需过夜住宿的，请提前至少1个月联系外事秘书，并在审批流程中发起变更手续，审批流程将重置，审批同意后方可按变更信息实际出行，请务必提前报批，否则将无法事后补报、无法报销相关费用，并可能影响学籍管理状态。

二、出国（境）后（7天内）

实际出行后请在7天内登录系统填写实际出行日期。

！！！注意：在外交流期间应严格遵守外事纪律，做好个人防护，提高安全意识，不发表不当言论。如遇紧急状况，第一时间向学校及我驻外使领馆报告。

三、回国（境）后（7天内）

(一)填写实际抵达境内目的地城市日期

实际返回后请在7天内登录系统填写实际抵达境内目的地城市日期。

(二)准备事后材料

1.*证件个人信息页+出入境记录（.pdf）

方法一：直接扫描出国（境）证件中个人信息页、出发日出境章页、返回日入境章页，合并为一个PDF。

方法二：扫描出国（境）证件中个人信息页，并登录“移民局12367”小程序查询导出（中国公民服务→出入境记录查询），合并为一个PDF。

2.*《事后公示表.docx》（见附件2）

3.*《回访记录表.docx》（见附件3、附件4）

因公出国请填写《因公出国回访记录表》（见附件3），因公赴台港澳请填写《因公赴台港澳回访记录表》（见附件4），填写时请根据实际情况逐个确认回访内容。

4.*交流成果报告(.docx/.pdf)

请自拟交流成果报告，总结交流期间所学所获，不少于300字，落款需本人签字并注明日期。

5.成绩单/结业证书扫描件（仅参加交流项目的学生需提交）

6.*交流期间照片1-3张(.jpg/.jpeg/.png)

压缩包命名格式为：姓名-交流照片，照片命名格式为：时间人物地点事件，即：x月xx日xxx在哪里做什么。

(三)提交审核用印

请将以上材料按顺序添加至附件，并发送至jyguan@xmu.edu.cn，邮件命名为：【事后材料】xx学院-姓名-出访国家（地区）-出访起止日期，如：【事后材料】经济学院-张三-英国-260701-260714。

外事秘书审核后会在1-5个工作日内回复修改意见（如有），收到审核无误的邮件后，请完成以下事项：

1.自行打印《事后公示表》、《回访记录表》（需辅导员签字）至N105官老师审核确认（可提前通过QQ联系方便办理的时间）；

2.填写《用印申请流程》（见附件5），其中，用印事项标题为：关于xxx《事后公示表》《回访记录表》用印的请示；

3.至N115饶/陈老师（经院）或N107鲍老师（亚南院）或A406余老师（邹院）盖章，自行留存盖章版扫描件后，将原件交给外事秘书。

(四)上传系统办结

请在《事后公示表》公示（5个工作日）结束后，将 ①出入境记录；②《事后公示表》《回访记录表》盖章版扫描件；③交流成果报告；④成绩单/结业证书扫描件（仅参加交流项目的学生需提交）上传至系统指定位置提交办结。

(五)办理报销批文

可从厦大报销经费的同学，请在审批流程办结后，纵向双面打印原审批单及审批记录（需调整比例使审批意见完整显示），至N105找外事秘书签字盖章。用印前需提交《用印申请流程》（见附件5），其中，用印事项标题为：关于xxx出访xx报销批文用印的请示。

外事秘书官老师

工作地点：经济楼N105

办理时间：工作日8:30-11:30；14:30-17:00（寒暑假值班时间请见群公告通知）

工作邮箱: jyguan@xmu.edu.cn

办公电话：0592-2187483

经济学科国（境）外交流学生群

（QQ群号：797484136）

厦门大学经济学院、王亚南经济研究院、邹至庄经济研究院

（更新时间：2026年10月）